De E-housedag: here to stay!

Ten tijde van Corona en de bijbehorende maatregelen moet je creatief zijn om je doelen te bereiken. De e-housedag is een van de creatieve oplossingen, die terrein heeft gewonnen. Hoewel digitale evenementen of vergaderingen niet nieuw zijn, heeft de e-housedag in deze tijd een versnelde ontwikkeling doorgemaakt. En niet voor niets, er worden grote successen mee geboekt. We kunnen dus zeker zeggen: de e-housedag is here to stay.

Wat is een e-housedag

De betekenis van een inhousedag is meestal wel bekend. Een evenement dat je op (een van) jullie bedrijfslocatie(s) organiseert, waarmee je deelnemers een kijkje geeft in de keuken van jullie organisatie. Nu door de huidige omstandigheden fysieke evenementen niet mogelijk zijn, is de digitale variant hiervan in opkomst: de e-housedag.

De voordelen van een e-housedag

Wanneer je de voordelen gaat beschrijven, dan zet je de e-housedag al snel af tegen de bekende inhousedag. Nu de fysieke evenementen niet mogelijk zijn, is er geen afweging te maken. De enige mogelijkheid is online. Maar wat zouden de voordelen zijn om een online evenement te organiseren, wanneer de inhousedag wel weer kan. Wij zetten dit voor je op een rij:

• Geen reistijd of reiskosten
• Gemak voor de deelnemers doordat ze simpel vanuit huis kunnen inbellen
• In één keer een grote(re) groep bedienen
• Geen ruimtelijke beperking of gedoe met het reserveren van ruimtes
• Goedkoper; je bespaart op catering en op huur van ruimtes en materiaal (meubels en andere aankleding). Stiekem kunnen de kosten voor faciliteiten voor een fysiek event oplopen.
• Minder belasting voor collega’s. Ook zij kunnen gemakkelijk inbellen en er zijn geen handjes nodig voor de ontvangst, catering, op- en afbouw
• Eenvoudiger te dupliceren naar meerdere digitale events. Zijn er (te) veel aanmeldingen of wil je deelnemers meerdere tijden bieden, dan is de e-housedag makkelijk nog een keer te laten plaatsvinden
• Vragen van deelnemers blijven zichtbaar in de chat. Lukt het niet om deze allemaal te beantwoorden tijdens het event, dan kan je ze later beantwoorden in een Q&A op je website of als input voor interessante social media content gebruiken
• Het event is gemakkelijk op te nemen, waarmee je het achteraf kan delen. Deze opname kan je ook opdelen in bijvoorbeeld een presentatie, Q&A of een korte aftermovie.

Een e-housedag organiseren

Oké, een digitaal evenement is dus een goed idee. Maar waar moet je aan denken? Laten we beginnen bij het begin: wat is het doel van het evenement? Je kan bijvoorbeeld voorlichting geven, mensen beoordelen, kandidaten over de streep trekken voor een vacature of simpelweg enthousiasme creëren voor jouw organisatie. Met een helder doel kan je gericht aan de slag met de organisatie van jouw e-housedag, te beginnen met een passend programma.

Het programma

Wanneer je een evenement dat normaal fysiek plaatsvindt digitaal gaat organiseren, dan kan het bestaande programma een goed startpunt zijn. Mogelijk moet je alleen wat creatiever zijn om dezelfde boodschap digitaal over te brengen. Natuurlijk kan het zijn dat je liever een heel nieuw laagdrempelig event opzet. Denk ook hier weer vanuit jouw doel: wat wil je dat deelnemers uit dit evenement meenemen? Op deze manier kun je gericht programmaonderdelen vormgeven die aan dit doel bijdragen.

Vergeet niet dat deelnemers ook een informatiebehoefte hebben. Zij melden zich aan met een reden, een verwachting. Als je jouw doel samenbrengt met hun informatiebehoefte, dan heb je een stevige basis voor een succesvol evenement. Denk na over hoe je de aandacht van de deelnemers vast gaat houden. Zeker voor een langer evenement is dit belangrijk, omdat deelnemers digitaal sneller hun aandacht kunnen verliezen.

TIP: Vraag op het aanmeldformulier kort naar de verwachting van het evenement. Het zal je helpen om gerichter de dingen te vertellen die jouw deelnemers te weten willen komen.

Inspiratie nodig? Er zijn digitaal verschillende activiteiten mogelijk. Onderstaand wat leuke ideeën die je kunt gebruiken bij het samenstellen van jullie e-housedag:

Bedrijfspresentatie

Vertel meer over jouw organisatie en bijvoorbeeld de carrièremogelijkheden. Let wel op, houd het kort en bondig of maak het interactief en vermijd een saaie monoloog waarbij mensen kunnen afhaken. Combineer je verhaal met filmpjes of een andere visuele elementen en blijf weg van lange lappen tekst, zou houd je het levendig en voorkom je dat je deelnemers overspoelt met informatie.

Interactieve sessie

Breek de groep op in kleinere groepen met behulp van break-out rooms, om deelnemers de ruimte te geven voor interactie en het stellen van vragen. In kleine groepen zal men sneller hun stem laten horen, dus denk na over de omvang van je break-out groepen. Een duidelijke opdracht of case is bevorderlijk voor de interactie tijdens je break-out sessies en de belangrijkste bevindingen kunnen aansluitend plenair gepresenteerd, of door een moderator interactief opgehaald worden. Geef ruimte, maar houd de vaart erin.

Ambassadeurs

Zet je eigen medewerkers in om hun verhaal te vertellen. Het is voor deelnemers heel interessant om naast de wat meer statische informatie uit een bedrijfspresentatie ook inzicht te krijgen in ervaringen van leeftijdgenoten binnen de organisatie. Zet bijvoorbeeld een Q&A op, waarmee deelnemers direct hun vragen kunnen stellen aan je medewerkers of laat medewerkers met elkaar in gesprek gaan over hun ervaringen. Dit is goed te regisseren door deelnemers vooraf en/of via de chat hun vragen in te laten sturen en zorgt ervoor dat waardevolle informatie gedeeld wordt door ervaringsdeskundigen.

Quiz of ander fun element

Het is altijd leuk om een speels element toe te voegen. Een fysiek evenement eindigt ook vaak met een borrel. Laat iedereen een drankje erbij pakken en zoek leuke interactie. Houd hierbij wel rekening met de groepsgrootte. Bij een kleinere groep is een gesprek mogelijk, maar bij veel deelnemers is een quiz of spel waarin iedereen mee kan klikken beter werkbaar. Is er meer budget beschikbaar, dan kan het ook leuk zijn om voor dit onderdeel vooraf een borrelpakketje op te sturen.

Praktische zaken

Een succesvolle e-housedag zit hem niet alleen in het programma, maar ook in een goede organisatie. Jouw verhaal kan nog zo sterk zijn, als de candidate experience voor, tijdens en na het evenement niet goed is, kunnen deelnemers een minder positief beeld krijgen van jouw organisatie en dat wil je niet. Let daarom extra op deze dingen:

Draaiboek

Zorg voor een draaiboek, waarin je alle praktische informatie opneemt. Dit schept duidelijkheid voor jezelf en alle collega’s die meewerken. Je kan hen hiermee vooraf mee informeren en je hebt een document om tijdens de e-housedag op terug te vallen.

Aanmelding

Zorg dat kandidaten een duidelijke mail krijgen met een instructie hoe ze kunnen deelnemen. Het klinkt zo simpel, maar dubbelcheck dat de link en de infrastructuur werkt. Niets vervelender voor een kandidaat dan een onduidelijk begin. Vergeet ook niet om je deelnemers toestemming te laten geven voor de opname van het event. Zo kun je een leuke aftermovie maken en delen.

Huisregels

Het is handig om huisregels op te stellen en deze bij aanvang kort te presenteren. Denk bijvoorbeeld aan interactie: wil je dat mensen inbreken, de hand-opsteek-functie gebruiken of de vraag stellen via de chat? En wil je dat iedereen zijn camera uit of aan zet, of de microfoon op mute houdt? Met een paar simpele regels zal je e-housedag gegarandeerd een stuk soepeler verlopen.

Een goede moderator

Een moderator is het gezicht van het evenement en heeft een prominente rol tijdens de hele e-housedag. Hij of zij zorgt voor overzicht en lijmt als het ware de programmaonderdelen aan elkaar. Zorg voor iemand met een vleugje humor en een vlotte babbel. Zo houd je de aandacht vast, creëer je een positieve vibe en verklein je de afstand die digitaal ervaren kan worden.

Strak timemanagement

Je zult niet de eerste zijn die op de geplande starttijd de helft van de deelnemers nog niet heeft mogen verwelkomen of die bij wat uitloop aan het eind, deelnemers een voor een af ziet haken, terwijl je evenement er nog niet op zit. Bij een e-housedag is het extra belangrijk om de planning vooraf duidelijk te communiceren en tijdens het evenement strak op te volgen. Het evenement oefenen voor een haalbare doorloop en het aanstellen van een timemanager voorkomen dat jouw evenement een rommeltje wordt.

IT-beheer tijdens het evenement

Denk aan een deelnemer die niet kan inloggen, een verbinding die protesteert of een presentatie die maar niet gedeeld kan worden. Het zijn dingen waar je als moderator niet aan wilt denken. Daarom is het goed als er tijdens het evenement iemand beschikbaar is voor zowel de collega’s als de deelnemers om eventuele problemen met IT-infrastructuur te verhelpen; de zogenaamde tech support. De tech-support kent het programma waarmee je werkt en lost op de achtergrond alle problemen op. Een geruststellend gevoel en gegarandeerd voor iedereen een opperbeste indruk.

Chat

De chat is een fijne manier om in contact te zijn met je deelnemers, als dat goed wordt gemanaged. Deelnemers kunnen via de chatfunctie hun vragen stellen en eventuele problemen melden, zonder dat het de spreker onderbreekt of voor een hakkelig verloop zorgt. Wijs daarom altijd een beheerder voor de chat aan. Voor een kleiner evenement kan de timemanager of tech support dit waarschijnlijk combineren, maar bij een groot evenement is het handig dat dit een aparte persoon is die de vragen sorteert en bij de juiste personen neerlegt.

Testrun

Een digitaal event organiseren kan spannend zijn voor collega’s. Door een of meerdere testruns te doen met deelnemende collega’s neem je vooraf vragen en onzekerheden weg. Het kan goed zijn dat je tijdens de testrun tegen problemen aanloopt, waarvoor je al een oplossing kan bedenken. Zo gaan jullie samen met vertrouwen het digitale evenement tegemoet en zorg je voor soepele overgangen tussen personen en programmaonderdelen.

Tot slot

Je hebt nu een hoop praktische tips gekregen, waarmee je een digitaal evenement vorm kan geven. Het is een zeer toegankelijke manier om jouw organisatie te presenteren en kennis te maken met je doelgroep. Door Corona is het momenteel bijna een noodzaak, maar kijkend naar de voordelen zijn wij overtuigd dat digitale events ook in een virus vrije toekomst volop zullen plaatsvinden. Een blijvertje dus. Vind je het toch spannend om dit in een keer op te zetten en te hosten, dan helpen wij je natuurlijk graag. Lees hoe wij eerder MRA hebben ondersteund bij opzet, hosting en promotie van hun allereerste e-housedagen.