Een wervende talentpool opbouwen voor jouw organisatie

Stel jij hebt nu een vacature. Eentje waarvoor je liever gister dan vandaag een geschikte kandidaat wilt hebben. Hoe fijn is het om dan meteen een telefoonlijstje te hebben met geïnteresseerden, die op korte termijn kunnen starten. Klinkt goed toch? Onrealistisch?! Nu misschien wel. Maar niet als je aan de slag gaat met een talentpool opbouwen. Benieuwd hoe je dit doet? Wij vertellen je er alles over in deze blog.

Waarom een talentpool opbouwen?

Kortgezegd, om het bovenstaande voorbeeld tot realiteit te maken. Met jouw recruitment activiteiten leg je veel contacten. Als je die contacten ordent en bijhoudt (met de juiste AVG toestemming), kunnen deze zeer waardevol worden in de toekomst. Het onderhouden van deze contacten zorgt er namelijk voor dat je top of mind blijft bij dit talent. Zo kun je hen gemakkelijk benaderen voor een passende functie, waarmee je jouw time to hire flink verkort. En een kandidaat die al enthousiast is over jouw organisatie weet beter waarvoor hij kiest en zal daarmee een betrokken medewerker zijn. Dit zorgt er voor dat deze collega’s minder snel op zoek gaan naar een nieuwe uitdaging. Dit leidt tot een hogere retentie van jouw medewerkers.

Interne organisatie

Een talentpool opbouwen vraagt een aardige tijdsinvestering, daar kunnen we (helaas) niet omheen. En als je het niet met volledige aandacht doet, dan zul je weinig resultaat boeken. Daarom is het belangrijk om de interne organisatie goed te borgen. Noodzakelijke stappen zijn:

• Zorg voor draagvlak
  Dit zorgt voor ruimte en rust om een goede structuur neer te zetten. Draagvlak bij collega’s en het management geeft je de mogelijkheid om capaciteit vrij te maken en hulp te krijgen.
• Strategische personeelsprognose
  Kijk goed naar welke doelgroep(en) je, de komende jaren, verwacht nodig te hebben. Een talentpool betaalt zich vooral op de lange termijn uit, dus denk vooruit wie je met jouw communicatie wilt aanspreken. Zo ga je een relatie aan met de juiste kandidaten.
• Zorg voor structuur
  Als je zorgt voor een doordachte structuur, kun je een hoop tijd besparen. Denk hierbij aan toelatingseisen voor de pool, aan een communicatieplan met frequenties van contact en een eventueel handboek waarmee je gemakkelijk taken kan overdragen wanneer nodig.
• Eigenaarschap
  Zorg dat de verantwoordelijkheden goed verdeeld worden en leg dit vast. Juist omdat de structurele opvolging zo belangrijk is, is het fijn als iedereen weet wat hij of zij moet doen en dat die persoon hier ook verantwoordelijk voor gehouden kan worden.

Jouw talentpool opbouwen

Die voordelen, dat klinkt allemaal erg goed, maar waar te beginnen? Kandidaten komen natuurlijk niet vanzelf aanwaaien. Of toch wel? Heb jij weleens een stagiair rondlopen? Als je daar tevreden over bent, hou dan contact. Misschien studeert hij of zij nu nog niet af, maar als het een goede kandidaat is, waarom geen contact onderhouden tot het afstuderen. Of jij hebt een vacature en hebt de beste kandidaat geselecteerd als nieuwe collega. Natuurlijk waren niet alle kandidaten geschikt, maar als jij over de laatste 5 of 3 kandidaten getwijfeld hebt, waarom dan geen contact houden? Ook een event kan snel resultaat opleveren. Ga naar een bedrijvendag of ander studentevenement en verzamel de contactgegevens. Of maak een inschrijfpagina op jouw recruitmentsite. Zet je social media in om volgers te attenderen op de mogelijkheden voor je talentpool. Vraag collega’s om vrienden en familie te attenderen op jullie pool (en zet hier een referral bonus tegenover voor extra motivatie). Er zijn tal van mogelijkheden. Dingen die je nu waarschijnlijk al doet, maar nog niet (voldoende) benut. Houd volgende keer als je mensen ontmoet, op welke manier dan ook, in je achterhoofd: hoe kan ik dit omzetten naar een duurzaam contact?

Let er wel op dat je de juiste AVG toestemming vraagt, zodat het je juridisch gezien ook toegestaan is om contact te leggen in de toekomst.

Een talentpool onderhouden

We zien het vaak in de praktijk, mensen denken dat het (te) veel werk is. Wij benadrukken dat regelmatig contact nodig, zo niet essentieel, is. Dat betekent echter niet dat het jouw wekelijkse aandacht nodig heeft, mits je vooraf de structuur neerzet en de uitvoering borgt. Met de juiste tools kan je ook een deel automatiseren. Denk aan een nieuwsbrief die je één keer per 2 of 3 maanden uitstuurt. Mailchimp is hiervoor een handige tool. Bouw een community en zorg dat kandidaten jouw social media kanalen volgen, zodat ze regelmatig updates in hun tijdlijn voorbij zien komen. Zeker als een marketingteam deze content al verzorgt, is dit snel geregeld. Stuur een mail tijdens de feestdagen, een verjaardagswens of een attentie rondom afstuderen. Heb je kandidaten die je zeer positief opgevallen zijn, zorg dat deze gelabeld zijn in jouw talentpool en bel hen één a twee keer per jaar op om te peilen hoe het gaat. Mogelijk zijn ze op zoek naar een stage of loopt hun huidige functie niet zo lekker en vul je direct een vacature in. Kortom, zorg dat je top of mind blijft.

Nog enkele tips

We hebben vooral beschreven wat een talentpool je kan opleveren en hoe je deze organiseert. Vergeet echter de behoefte van je kandidaten niet. Het is leuk dat jij contact wil houden, maar je het moet voor hen ook interessant blijven. Hiervoor enkele tips:

• Houdt het persoonlijk
  Spreek iemand persoonlijk aan en communiceer ook vanuit een persoon. Het is laagdrempeliger om contact op te nemen met iemand, dan een centrale afdeling te moeten bellen.

• Blijf authentiek
  Jouw organisatie is wie zij is, niet meer en zeker niet minder. Laat het echte bedrijf zien, zodat kandidaten weten waarvoor ze (eventueel) kiezen. Zo trek je mensen aan die passen en langer zullen blijven.

• Bied meerwaarde
  Misschien een open deur: kijk naar de informatiebehoefte van kandidaten. Fijn dat jij een flinke omzet hebt, maar dat soort berichten zijn minder relevant voor een kandidaten dan een collega die laat zien aan welke projecten hij werkt. Zorg dus dat je jezelf inleeft in de kandidaat die je wilt aanspreken.

• Zorg voor interactie
  Voorkom dat je alleen maar informatie aan het zenden bent en zoek de interactie. Stel open vragen, geef ruimte voor feedback van de kandidaat en deel informatie die uitnodigt tot een gesprek. Bijvoorbeeld via social media of door hun mening te vragen in een mail. Zo steek je er zelf misschien ook nog iets van op.

Aan de slag met jouw talentpool opbouwen

Het kost je wel wat tijd, maar met een goede organisatie ben jij binnen de kortste keren die persoon met een telefoonlijst vol kandidaten. Staat er voor de zoveelste keer een hiring manager aan je bureau die liever gister dan vandaag een kandidaat heeft. Hoe fijn als je kan zeggen: “Ga het gesprek maar voorbereiden, want morgen staat de kandidaat op de stoep”. Aan de slag!

Weet je na het lezen van deze blog nog niet helemaal waar je moet beginnen, of heb je gewoon een vraag? Neem vrijblijvend contact met ons op via onze contactpagina.