Een inhousedag organiseren? Dat doe je zo!

Het lijkt al bijna geschiedenis, een inhousedag. Door de Corona omstandigheden krijg je toch een wat onwennig gevoel bij een foto van een grote groep mensen bij elkaar. Er gloort licht aan de horizon voor events. Ook al ontdekken we de digitale mogelijkheden voor events, zoals de e-housedag, er blijven tal van voordelen te noemen van een fysiek evenement. Daarom staan wij te poppelen om nieuwe inhousedagen te begeleiden, wanneer dit weer kan.  

Waarom een inhousedag

Zien is geloven. Je ervaart alles het beste, als je ergens fysiek bent. Je ziet de omgeving, proeft de sfeer en het is gemakkelijk om contact te maken en vragen te stellen. Voor kandidaten maar ook voor jezelf. Haal talent dus vooral in huis met een inhousedag! Daar zijn genoeg redenen voor te noemen:

Employer branding

Kandidaten die langskomen, krijgen een goed kijkje in de keuken. Het laat je organisatie zien zoals zij is, een authentiek beeld zonder opsmuk. Tuurlijk kan je het wat feestelijk aankleden, maar verstop niets. Zo krijgen kandidaten het echte bedrijf te zien. Als een kandidaat kiest voor jouw bedrijf, weet hij of zij echt waarvoor deze kiest, wat positief werkt op de retentie.

Kennismaking doelgroep

Wanneer kandidaten op bezoek komen, zien zij niet alleen jouw organisatie, maar heb jij ook de kans om met hen kennis te maken. Zo kan je hen persoonlijk enthousiasmeren voor de mogelijkheden bij jouw organisatie én kun jij het langskomende talent beoordelen en interessante kandidaten net wat extra aandacht geven om hen te overtuigen.

Talentpool

Nu je het talent ontmoet hebt en weet wat voor vlees je in de kuip hebt, kun je geschikte kandidaten opnemen in een talentpool. Een goed georganiseerde talentpool zorgt voor een pijplijn vol talent. Wanneer je deze gestructureerd onderhoudt, houd je het contact warm en zorg je dat je talent actief kunt benaderen voor een stage of startersfunctie op het moment dat er een vacature open komt.

Wervingskosten verlagen

Een inhousedag is een slimme manier om wervingskosten te verlagen. Allereerst door op de dag zelf gesprekken aan te gaan over openstaande stage- en startersfuncties en deze direct in te vullen. Maar een geslaagde dag kan ook op de langere termijn positief uitpakken, door enthousiaste deelnemers op te nemen in je talentpool. Deze zijn in de toekomst met een enkel telefoontje binnen handbereik.

Een inhousedag organiseren

Het is dus duidelijk dat een inhousedag een hoop voordelen biedt. Maar hoe pak je de organisatie van zo’n event aan? Je hebt vast leuke collega’s die kunnen ondersteunen om jullie verhaal over te brengen en een paar leuke activiteiten te organiseren. En dan de deelnemers. Je kunt er 10 uitnodigen voor een kleine bijeenkomst of 150 personen op een grootschalig evenement bedienen. Wanneer kies je voor wat? Simpel, door niet te beginnen bij het middel, namelijk de inhousedag, maar bij het doel. Wat wil je deze dag bereiken? Wil je vooral jouw organisatie laten zien, wil je kandidaten beoordelen of direct werven? Een combinatie kan natuurlijk ook. Laat dit doel leidend zijn voor de organisatie en het programma. Met een doel, is het sneller duidelijk waarom je bepaalde programmaonderdelen nodig hebt en hoe je deze vormgeeft om dat doel ook te bereiken. Houd vooral rekening met jouw doelgroep. Inspelen op hun informatiebehoefte en voorkeuren zorgt voor een extra goede candidate experience.

Het programma

Wanneer je jouw doel scherp hebt, kun je het programma vorm gaan geven. Zorg voor een logische opbouw. Start met een centrale opening, geef duidelijkheid over de vervolgonderdelen en hoe de overgangen hiertussen zullen verlopen. Vergeet ook niet op een leuke manier af te sluiten, zodat je extra positief eindigt. Natuurlijk zijn er programmaonderdelen die het altijd goed doen. We zetten enkele voorbeelden voor je op een rijtje. Wees hierin vooral creatief. Juist een leuke twist kan zorgen dat jouw inhousedag positief opvalt ten opzichte van andere inhousedagen.

Presentatie

Het is geen gek idee om met een presentatie te openen. Zo kan je direct iets meer informatie geven over jouw organisatie. Blijf wel weg van taaie en droge informatie over bedrijfscijfers, tabellen en grafieken. Deelnemers willen weten hoe het is om bij jouw bedrijf te werken, dus speel op deze informatiebehoefte in. Maak het speels, interessant en vooral visueel. Wees creatief!

Rondleiding

Het grootste voordeel van een inhousedag: deelnemers kunnen alles met eigen ogen zien. Laat zien hoe de (spreekwoordelijke) handen vuil gemaakt worden op de werkplek. Zorg dat enthousiaste medewerkers de rondleiding geven. Zij kunnen als geen ander vertellen hoe het is om bij jou te werken en vragen van deelnemers beantwoorden. Zo krijg je een authentiek verhaal dat overtuigt!

Workshop

Een workshop is een mooie manier waarmee deelnemers kunnen laten zien wat ze in huis hebben. Denk aan een assessment, teamopdracht of managementgame. Misschien hebben jullie wel iets op de plank liggen. Voordeel: jij kunt zien hoe zij inhoudelijk of in teamverband presteren. Interessant om te bepalen welke deelnemer je extra aandacht wilt geven of na het event wil blijven volgen.

Vacatureplein of speeddates

Ja, ze zijn er nou toch. Jij hebt ongetwijfeld stage- of startervacatures open staan. Hoe fijn als je die direct in kan vullen, nu de deelnemers letterlijk binnen zijn. Zorg dat je die directe matches niet mist. Deelnemers zijn enthousiast en aanwezig, smeed het ijzer nu het heet is.

Borrel

Deelnemers krijgen veel informatie te verwerken op een inhousedag. Sluit informeel af met een drankje en eventueel wat hapjes. Zo’n borrel kun je natuurlijk wat opleuken, met een competitie-element zoals een quiz of een prijsvraag. Heb je een wat introvertere doelgroep, denk dan na hoe je de interactie op kan zetten. Maak indrukwekkende projecten visueel, show fysieke producten of zet ander demomateriaal in. Laat je medewerkers rondlopen en laat ze gesprekjes voeren.

Evaluatie

Iets wat vaak overgeslagen wordt, maar erg waardevol is. Maak een (korte) enquête waarin een deelnemer kan laten weten wat hij of zij van de dag vond. Dit helpt je een volgend evenement nog beter op te zetten. Zet er een beloning tegenover (zoals een goodiebag), zodat meer deelnemers verleid worden om deze waardevolle informatie te delen.

Candidate experience

Het is al eerder in deze blog genoemd. Een positieve candidate experience draagt bij een gunstig beeld van jouw organisatie. Dit is niet alleen vriendelijkheid en enthousiasme, maar vooral ook duidelijkheid. Goede informatievoorziening schept rust en overzicht voor deelnemers, waardoor indirect ook voor de organisatie. Enkele tips om dit te bewerkstelligen:

Aanmelding en uitnodiging

Zorg dat kandidaten tijdig een duidelijke mail krijgen met de tijden, het programma, het adres en eventuele verdere praktische info zoals vervoersmogelijkheden. Klinkt misschien logisch, maar niets vervelender dan dat mensen door onduidelijkheid op een verkeerde plek staan of helemaal afhaken.

Zichtbaarheid organisatie en medewerkers

Zorg dat collega’s en de organisatie herkenbaar zijn. Trek allemaal eenzelfde blouse, T-shirt of polo aan zodat deelnemers direct weten: daar kan ik mijn vraag stellen. Zijn er verschillende rollen, dan zou je zelfs met verschillende kleuren kunnen werken. Als het maar goed zichtbaar is!

Leuke host en huisregels

Zorg voor een leuke host die zichtbaar is gedurende de dag. Deze kan de dag openen, nog even de praktische zaken en huisregels toelichtingen, de wisseling tussen de programma onderdelen aankondigen (timemanagement) en eventueel afsluiten. Huisregels? Ja, dit klinkt zwaar, maar denk aan simpele dingen als waar men wel of niet mag komen. Praktische zaken als details over lunch of waar de toiletten zich bevinden, zijn ook handig om vooraf te benoemen.

Goodiebag of give-away

We vinden het allemaal leuk om iets te krijgen. Als je iets meegeeft wat langer meegaat en voor de studie of in het dagelijks leven gebruikt kan worden, dan is dat helemaal leuk. Daarmee zorg je dat de deelnemers wat vaker terugdenken aan deze leuke dag en dus daarmee aan jouw bedrijf. En dat is wat je uiteindelijk wilt: een top of mind werkgever worden!

Het interne team

Ben jij verantwoordelijk voor de organisatie, vergeet jouw interne team dan niet. Je hebt waarschijnlijk collega’s die betrokken zijn bij de gehele organisatie, maar ook rondleiders, workshopleiders of hiring managers. Zorg dat er een duidelijk draaiboek is en dat al jouw collega’s precies weten wat hun rol is. Laat het team op de inhousedag zelf wat eerder komen, zodat jullie alles nog even kort kunnen doornemen. Dit voorkomt rommelige situaties op de dag zelf, die deelnemers een minder positief beeld kunnen geven.

Tot slot

Je hebt nu een hoop praktische tips gekregen, waarmee je een mooi evenement kan neerzetten. Jeuken jouw handen ook om weer een evenement te organiseren? Waarom niet alvast starten met de voorbereiding. Dit is immers het halve werk. Als jij al weet welke doelgroep jij graag wilt aanspreken en welke boodschap je over wilt brengen kun je aan de slag. Juist nu heb je de tijd. Ad hoc een evenement opzetten geeft stress. Met deze blog kun je snel van start. Zo kom je beslagen ten ijs en heb je straks een topevent staan die deelnemers overtuigt van jouw organisatie!

Natural Talent is gespecialiseerd in het (mede)organiseren van inhousedagen. Advies nodig? Neem vrijblijvend contact met ons op!